سير العمل التجاري الشائع

يقدّم هذا الدليل سير عمل مفصّلًا خطوة بخطوة لأكثر العمليات التجارية شيوعًا في BigLedger. سير العمل هذا غير مرتبط بصناعة بعينها وينطبق على الأنشطة التجارية بجميع أحجامها وأنواعها.

سير العمل المالي

عملية تسوية الحساب البنكي

الهدف: مطابقة كشف حسابك البنكي مع سجلات BigLedger لضمان الدقة وتحديد التناقضات.

المتطلبات المسبقة:

• كشوف الحساب البنكي (ورقية أو إلكترونية)
• الوصول إلى وحدة المحاسبة المالية
• الحسابات البنكية مُكوَّنة في دليل الحسابات

إجراءات إقفال نهاية الشهر

الهدف: التأكد من دقة واكتمال جميع البيانات المالية قبل إقفال الفترة المحاسبية.

المتطلبات المسبقة:

• إدخال جميع معاملات الشهر
• إتمام التسويات البنكية
• الوصول إلى وحدة المحاسبة المالية

العملية خطوة بخطوة:

1. قائمة تدقيق ما قبل الإقفال

   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← إدارة الفترات ← قائمة تدقيق ما قبل الإقفال
   • راجِع كل عنصر وضع علامة كمُكتمل:
     • ✅ إدخال جميع الفواتير وترحيلها
     • ✅ تسجيل جميع المدفوعات
     • ✅ إتمام التسويات البنكية
     • ✅ الانتهاء من جرد المخزون (إن وُجد)
     • ✅ تسجيل الاستحقاقات والمدفوعات المسبقة

2. إنشاء ميزان المراجعة

   • انتقل إلى التقارير ← التقارير المالية ← ميزان المراجعة
   • حدّد تاريخ نهاية الشهر
   • راجِع الأرصدة غير الاعتيادية أو الحسابات المفقودة
   • صدّر إلى PDF للسجلات

3. تسجيل قيود التسوية

   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← دفتر اليومية العام
   • انقر على قيد جديد لكل تسوية مطلوبة:
     • قيود الإهلاك
     • المصروفات المستحقة
     • تسويات المصروفات المدفوعة مسبقًا
     • مخصصات الديون المعدومة
   • أدخِل الوصف، حسابات المدين/الدائن، والمبالغ
   • انقر على ترحيل لكل قيد

4. المراجعة النهائية والإقفال

   • أنشئ ميزان المراجعة النهائي للتحقق من التسويات
   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← إدارة الفترات ← إقفال الفترة
   • حدّد الشهر المراد إقفاله
   • انقر على إقفال الفترة وأكّد
   • سيقفل النظام جميع معاملات تلك الفترة

النتائج المتوقعة: تُقفَل الفترة، ويمكنك إنشاء بيانات مالية دقيقة لنهاية الشهر.

إنشاء قوائم الأرباح والخسائر

الهدف: إنشاء قوائم أرباح وخسائر دقيقة لتحليل أداء الأعمال.

المتطلبات المسبقة:

• دليل الحسابات مُكوَّن بشكل صحيح
• ترحيل جميع معاملات الفترة
• إقفال الفترة (مُوصى به وليس مطلوبًا)

الخطوات التفصيلية:

1. الوصول إلى مُنشئ التقارير

   • انتقل إلى التقارير ← التقارير المالية ← الأرباح والخسائر
   • حدّد قالب الأرباح والخسائر القياسي

2. تكوين معلمات التقرير

   • الفترة: حدّد نطاق التاريخ (شهري، ربع سنوي، أو سنوي)
   • المقارنة: اختر المقارنة مع الفترة السابقة أو الميزانية
   • مستوى التفصيل: حدّد عرضًا ملخصًا أو مفصلًا
   • العملة: اختر عملة إعداد التقارير (في حالة تعدد العملات)

3. تخصيص تخطيط التقرير

   • انقر على خيارات التنسيق
   • حدّد تجميعات الحسابات:
     • حسابات الإيرادات
     • تكلفة البضائع المباعة
     • المصروفات التشغيلية
     • الإيرادات/المصروفات الأخرى
   • اختر حسابات النسب المئوية (% من الإيرادات)

4. الإنشاء والمراجعة

   • انقر على إنشاء التقرير
   • راجِع المقاييس الرئيسية:
     • هامش الربح الإجمالي
     • الربح التشغيلي
     • صافي الربح
   • تحقق من التباينات أو الاتجاهات غير الاعتيادية

5. التصدير والتوزيع

   • انقر على تصدير ← PDF للعروض التقديمية
   • استخدم تنسيق Excel لمزيد من التحليل
   • أعدّ التقارير المُجدولة للإنشاء التلقائي

أفضل الممارسات:

• قارن مع الميزانية والفترات السابقة
• حلّل التباينات المهمة
• ضمّن جداول داعمة لفئات المصروفات الرئيسية

إدارة الحسابات

عملية تحصيل الحسابات المدينة

الهدف: إدارة مدفوعات العملاء بشكل منهجي وتقليل الحسابات المدينة المستحقة.

المتطلبات المسبقة:

• ترحيل فواتير العملاء
• تكوين شروط الدفع
• الوصول إلى وحدة المبيعات وإدارة علاقات العملاء

سير عمل التحصيل:

1. إنشاء تقرير أعمار الديون

   • انتقل إلى المبيعات وإدارة علاقات العملاء ← إدارة العملاء ← تقرير أعمار الديون
   • شغّل التقرير للتاريخ الحالي
   • راجِع العملاء حسب فئات أعمار الديون:
     • الحالية (0-30 يومًا)
     • متأخرة 31-60 يومًا
     • متأخرة 61-90 يومًا
     • متأخرة أكثر من 90 يومًا

2. الاتصال الأول (اليوم 31)

   • رشّح تقرير أعمار الديون لعرض فئة 31-60 يومًا
   • لكل عميل:
     • انقر على اسم العميل لعرض التفاصيل
     • انقر على زر إرسال كشف حساب
     • حدّد قالب إشعار تجاوز الاستحقاق
     • أضِف رسالة شخصية إذا لزم الأمر
     • انقر على إرسال بريد إلكتروني

3. إجراءات المتابعة (اليوم 61)

   • راجِع فئة أعمار الديون 61-90 يومًا
   • انقر على تسجيل نشاط لكل عميل
   • سجّل محاولات الاتصال الهاتفي:
     • تاريخ ووقت المكالمة
     • الشخص الذي تم الاتصال به
     • الرد/الوعد بالدفع
     • تاريخ المتابعة التالي
   • حدّد خطة سداد إذا تم الاتفاق

4. عملية التصعيد (اليوم 91+)

   • راجِع فئة 90+ يومًا
   • لكل حساب:
     • انقر على إجراءات الحساب ← وضع قيد التعليق
     • أرسل الإشعار النهائي قبل التحصيل
     • أنشئ حالة تحصيل إذا لم يكن هناك رد
     • فكّر في الشطب للحسابات غير القابلة للتحصيل

نصائح الأتمتة:

• أعدّ رسائل تذكير آلية عند 30 و60 و90 يومًا
• استخدم قواعد سير العمل لتعيين مهام التحصيل
• أنشئ تقارير أعمار ديون أسبوعية لمراجعة الإدارة

إدارة الحسابات الدائنة

الهدف: إدارة مدفوعات المورّدين بكفاءة مع تحسين التدفق النقدي والاستفادة من الخصومات.

المتطلبات المسبقة:

• إدخال فواتير المورّدين والموافقة عليها
• تكوين طرق الدفع
• الوصول إلى وحدة المشتريات

سير عمل معالجة المدفوعات:

1. مراجعة الفواتير المستحقة

   • انتقل إلى المشتريات ← إدارة الفواتير ← الفواتير المستحقة
   • رشّح حسب تاريخ الاستحقاق (يُوصى بالأيام السبعة القادمة)
   • افرز حسب المورّد لتجميع المدفوعات

2. الاستفادة من خصومات الدفع المبكر

   • انقر على مرشّح خصم متاح
   • راجِع الشروط (مثل 2/10 صافي 30)
   • احسب صافي التوفير مقابل تأثير التدفق النقدي
   • أعطِ الأولوية لفرص الخصم عالية القيمة

3. إنشاء دفعة سداد

   • حدّد الفواتير المراد سدادها باستخدام مربعات الاختيار
   • انقر على إنشاء دفعة سداد
   • اختر طريقة الدفع:
     • طباعة الشيكات
     • التحويل الإلكتروني
     • بطاقة الائتمان
   • تحقق من إجمالي المبلغ وعدد المدفوعات

4. معالجة المدفوعات

   • لمدفوعات الشيكات:
     • حمّل مخزون الشيكات في الطابعة
     • انقر على طباعة الشيكات
     • سجّل أرقام الشيكات
   • للمدفوعات الإلكترونية:
     • راجِع تفاصيل الحساب البنكي
     • انقر على إرسال للمعالجة
     • احفظ أرقام التأكيد

5. ترحيل دفعة السداد

   • راجِع ملخص دفعة السداد
   • انقر على ترحيل المدفوعات
   • أنشئ تقرير سجل المدفوعات
   • احفظ المستندات الداعمة

تحسين التدفق النقدي:

• جدوِل المدفوعات في تواريخ الاستحقاق (وليس مبكرًا ما لم يكن هناك خصم)
• جمّع المدفوعات حسب المورّد لتحقيق الكفاءة
• راقب توقعات التدفق النقدي قبل معالجة الدفعات الكبيرة

عملية إعداد العملاء الجدد

الهدف: إعداد عملاء جدد بكفاءة مع جميع المعلومات المطلوبة وشروط الائتمان.

المتطلبات المسبقة:

• جمع معلومات العميل
• إكمال طلب الائتمان (إن وُجد)
• الوصول إلى وحدة المبيعات وإدارة علاقات العملاء

خطوات الإعداد:

1. إنشاء سجل العميل

   • انتقل إلى المبيعات وإدارة علاقات العملاء ← إدارة العملاء ← عميل جديد
   • أدخِل المعلومات الأساسية:
     • اسم الشركة والاسم القانوني
     • تفاصيل جهة الاتصال الرئيسية
     • العناوين الفعلية وعناوين الفوترة
     • الهاتف والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني
   • عيّن رقم العميل (يُنشأ تلقائيًا أو يدويًا)

2. تكوين الإعدادات المالية

   • حدّد شروط الدفع (صافي 30، 2/10 صافي 30، إلخ)
   • أنشئ حد ائتمان بناءً على طلب الائتمان
   • حدّد مستوى السعر إذا كنت تستخدم تسعيرًا متدرجًا
   • عيّن إعدادات الضرائب بناءً على الموقع
   • اختر العملة المفضلة للعملاء الدوليين

3. إعداد تفضيلات الاتصال

   • كوّن تسليم الفواتير:
     • البريد الإلكتروني (مُفضَّل)
     • الطباعة والإرسال بالبريد
     • الوصول إلى بوابة العميل
   • حدّد تكرار كشوف الحساب (شهري، ربع سنوي)
   • اختر تفضيلات التسويق (النشرات الإخبارية، العروض الترويجية)

4. إنشاء الوصول إلى بوابة العميل

   • انقر على علامة التبويب الوصول إلى البوابة
   • أنشئ بيانات اعتماد تسجيل الدخول
   • حدّد الأذونات:
     • عرض الفواتير وكشوف الحساب
     • إجراء مدفوعات عبر الإنترنت
     • تنزيل المستندات
   • أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا مع تعليمات تسجيل الدخول

5. التوثيق والموافقة

   • ارفع طلب الائتمان والمستندات الداعمة
   • وجّه للحصول على موافقة الائتمان إذا لزم الأمر
   • عيّن حالة العميل إلى نشط بمجرد الموافقة
   • جدوِل اتصال المتابعة الأول

قائمة التحقق:

• ✅ التحقق من جميع معلومات الاتصال
• ✅ الموافقة على شروط الائتمان وتوثيقها
• ✅ تكوين إعدادات الضرائب بشكل صحيح
• ✅ اختبار الوصول إلى البوابة
• ✅ إرسال حزمة الترحيب

سير العمل الإداري

إعداد التحكم في وصول المستخدمين

الهدف: تكوين وصول آمن للمستخدمين مع أذونات مناسبة لكل دور.

المتطلبات المسبقة:

• وصول المسؤول إلى النظام
• فهم أدوار المستخدمين ومسؤولياتهم
• الهيكل التنظيمي للشركة

عملية إعداد المستخدم:

1. تحديد أدوار المستخدمين

   • انتقل إلى الإدارة ← إدارة المستخدمين ← الأدوار
   • راجِع الأدوار القياسية:
     • المسؤول (وصول كامل)
     • مدير المحاسبة (الوحدات المالية)
     • محاسب الدفاتر (إدخال البيانات، تقارير محدودة)
     • مندوب المبيعات (إدارة علاقات العملاء فقط)
     • المستودع (وحدات المخزون)
   • أنشئ أدوارًا مخصصة إذا لزم الأمر

2. إنشاء حساب مستخدم

   • انتقل إلى الإدارة ← إدارة المستخدمين ← مستخدم جديد
   • أدخِل تفاصيل المستخدم:
     • الاسم الكامل ومعرّف الموظف
     • عنوان البريد الإلكتروني (يُستخدم لتسجيل الدخول)
     • القسم والمدير
     • تاريخ البدء والحالة

3. تعيين الأذونات

   • حدّد الدور الأساسي من القائمة المنسدلة
   • كوّن الوصول إلى الوحدات:
     • المحاسبة المالية (عرض/تحرير/موافقة)
     • المبيعات وإدارة علاقات العملاء (عرض/تحرير)
     • المشتريات (عرض/تحرير/موافقة)
     • المخزون (عرض/تحرير)
     • التقارير (التقارير التي يمكن الوصول إليها)
   • حدّد قيود البيانات:
     • الوصول إلى الشركة/الفرع
     • قيود العملاء/المورّدين
     • حدود المبالغ للموافقات

4. تكوين إعدادات الأمان

   • حدّد متطلبات كلمة المرور:
     • الحد الأدنى للطول والتعقيد
     • فترة الانتهاء
     • المصادقة الثنائية
   • حدّد قيود تسجيل الدخول:
     • قيود عنوان IP
     • الوصول القائم على الوقت
     • حدود الجلسات المتزامنة

5. الاختبار والتدريب

   • أنشئ بيانات اعتماد تسجيل دخول اختبارية
   • تحقق من عمل أذونات الوصول بشكل صحيح
   • قدّم للمستخدم تدريبًا على وظائفه المحددة
   • وثّق أي إجراءات مخصصة للدور

أفضل ممارسات الأمان:

• اتبع مبدأ الحد الأدنى من الامتيازات
• راجِع الأذونات وحدّثها بانتظام
• نفّذ سير عمل الموافقة للعمليات الحساسة
• راقب نشاط المستخدم من خلال سجلات التدقيق

سير عمل الموافقة على المستندات

الهدف: تنفيذ عمليات موافقة متسقة للمستندات المالية لضمان الضوابط المناسبة.

المتطلبات المسبقة:

• تحديد التسلسل الهرمي للموافقة
• تكوين أذونات المستخدمين
• تحديد أنواع المستندات للموافقة

تكوين سير العمل:

1. إعداد قواعد الموافقة

   • انتقل إلى الإدارة ← إدارة سير العمل ← قواعد الموافقة
   • أنشئ قواعد لكل نوع مستند:
     • أوامر الشراء
     • الفواتير
     • تقارير المصروفات
     • قيود اليومية
     • تعديلات الميزانية

2. تحديد التسلسل الهرمي للموافقة

   • لكل قاعدة، حدّد مستويات الموافقة:
     • المستوى 1: المشرف المباشر (المبالغ حتى 1,000 دولار)
     • المستوى 2: مدير القسم (المبالغ حتى 10,000 دولار)
     • المستوى 3: الموافقة التنفيذية (المبالغ فوق 10,000 دولار)
   • كوّن الموافقة المتوازية للمستندات التي تتطلب توقيعات متعددة

3. تكوين إعدادات الإشعارات

   • أعدّ إشعارات البريد الإلكتروني لـ:
     • الموافقات المُعلَّقة
     • الموافقة المُمنَحة/المرفوضة
     • تحذيرات التصعيد
   • كوّن تنبيهات لوحة المعلومات للموافقين
   • حدّد قواعد التصعيد للموافقات المتأخرة

عملية تقديم المستندات:

1. التقديم للموافقة

   • ينشئ المستخدم مستندًا (مثل أمر شراء)
   • ينقر على التقديم للموافقة
   • يوجّه النظام إلى الموافق المناسب بناءً على المبلغ والنوع
   • يُرسَل إشعار بريد إلكتروني إلى الموافق

2. عملية الموافقة

   • يتلقى الموافق الإشعار
   • يراجع تفاصيل المستند والمعلومات الداعمة
   • الخيارات المتاحة:
     • الموافقة: ينتقل المستند إلى المستوى التالي أو المعالجة
     • الرفض: يُرجَع إلى مُنشئه مع التعليقات
     • طلب تغييرات: يسمح بالتعديلات قبل إعادة التقديم

3. المعالجة النهائية

   • بمجرد الحصول على جميع الموافقات، تتغير حالة المستند إلى “مُعتمَد”
   • تبدأ المعالجة الآلية (مثل إرسال أمر الشراء إلى المورّد)
   • يُحفَظ سجل تدقيق لجميع إجراءات الموافقة

المراقبة وإعداد التقارير:

• أنشئ تقارير أسبوعية عن الموافقات المُعلَّقة
• تتبّع أوقات الموافقة حسب القسم
• راجِع المستندات المرفوضة لتحسين العملية

عملية مراجعة سجل التدقيق

الهدف: مراجعة سجلات تدقيق النظام بانتظام لضمان سلامة البيانات والامتثال.

المتطلبات المسبقة:

• تمكين تسجيل التدقيق
• وصول المسؤول إلى تقارير التدقيق
• فهم العمليات التجارية الرئيسية

مراجعة التدقيق الشهرية:

1. الوصول إلى تقارير التدقيق

   • انتقل إلى الإدارة ← إدارة التدقيق ← تقارير التدقيق
   • حدّد نطاق التاريخ (الشهر السابق)
   • اختر نوع التقرير:
     • تقرير نشاط المستخدم
     • تقرير تعديل البيانات
     • سجل المعاملات المالية
     • تقرير الوصول إلى النظام

2. مراجعة الأنشطة الرئيسية

   • أنماط تسجيل دخول المستخدمين:
     • أوقات أو مواقع تسجيل دخول غير اعتيادية
     • محاولات تسجيل دخول فاشلة
     • جلسات متزامنة من عناوين IP مختلفة
   • تعديلات البيانات:
     • التغييرات على البيانات الرئيسية (العملاء، المورّدون، الأصناف)
     • التعديلات على المعاملات المُرحَّلة
     • عمليات حذف السجلات المهمة
   • الأنشطة المالية:
     • المعاملات أو التسويات الكبيرة
     • التغييرات على معلومات الحساب البنكي
     • التعديلات على أذونات المستخدمين

3. التحقيق في الحالات الشاذة

   • للأنشطة المشبوهة:
     • انقر على عرض التفاصيل لرؤية سجل المعاملات الكامل
     • راجِع قيم قبل/بعد لتغييرات البيانات
     • تحقق من تعليقات المستخدم لمعرفة أسباب التعديل
     • قارن مع المبررات التجارية

4. توثيق النتائج

   • أنشئ تقرير ملخص التدقيق
   • وثّق أي انتهاكات للسياسات تم العثور عليها
   • سجّل الإجراءات التصحيحية المُتخذة
   • حدّث الإجراءات إذا لزم الأمر لمنع المشكلات المستقبلية

قائمة تحقق الامتثال:

• ✅ جميع تغييرات المعاملات المالية لها أسباب تجارية صحيحة
• ✅ أنماط وصول المستخدمين تتوافق مع جداول العمل
• ✅ لا توجد تعديلات غير مصرح بها على البيانات
• ✅ الحصول على جميع الموافقات المطلوبة للمعاملات المهمة
• ✅ الحفاظ على الفصل بين المهام

العمليات المتقدمة

إدارة المعاملات متعددة العملات

الهدف: التعامل مع المعاملات بعملات متعددة مع الحفاظ على تتبع دقيق لأسعار الصرف.

المتطلبات المسبقة:

• تمكين عملات متعددة في النظام
• تكوين مصادر أسعار الصرف
• فهم العملة الوظيفية مقابل العملة الأجنبية

إعداد العملة وتكوينها:

1. تمكين تعدد العملات

   • انتقل إلى الإدارة ← إعداد الشركة ← إعدادات العملة
   • حدّد العملة الوظيفية (عملة إعداد التقارير الأساسية لديك)
   • انقر على إضافة عملة لكل عملة أجنبية مطلوبة
   • كوّن مصادر أسعار الصرف:
     • الإدخال اليدوي
     • التغذية الآلية (مُوصى بها)
     • أسعار البنوك

2. إعداد جداول أسعار الصرف

   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← إدارة العملات ← أسعار الصرف
   • راجِع الأسعار الحالية لجميع العملات النشطة
   • أعدّ أنواع الأسعار:
     • السعر الفوري (لمعظم المعاملات)
     • السعر المتوسط (لبنود الأرباح والخسائر)
     • السعر التاريخي (لبنود الميزانية العمومية)
   • كوّن جدول التحديث التلقائي (يُوصى يوميًا)

معالجة المعاملات:

1. مبيعات العملة الأجنبية

   • أنشئ فاتورة في المبيعات وإدارة علاقات العملاء ← إدارة الفواتير
   • حدّد العميل والعملة (تكون افتراضيًا عملة العميل)
   • أدخِل المبالغ بالعملة الأجنبية
   • يعرض النظام المكافئ بالعملة الوظيفية باستخدام السعر الحالي
   • رحّل الفاتورة - يسجّل النظام كلا المبلغين الأجنبي والوظيفي

2. مدفوعات العملة الأجنبية

   • عند استلام الدفعة، انتقل إلى المحاسبة المالية ← المدفوعات
   • أدخِل الدفعة بعملة المعاملة الأصلية
   • يحسب النظام الربح/الخسارة من الصرف بناءً على فروق الأسعار
   • يُرحّل قيد يومية تلقائي للربح/الخسارة

3. إعادة التقييم في نهاية الفترة

   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← إدارة العملات ← إعادة التقييم
   • حدّد تاريخ الميزانية العمومية
   • يعيد النظام تقييم جميع أرصدة العملات الأجنبية بالأسعار الحالية
   • راجِع تقرير الربح/الخسارة غير المُحقَّق
   • رحّل قيود إعادة التقييم إلى دفتر الأستاذ العام

أفضل الممارسات:

• حدّث أسعار الصرف يوميًا
• استخدم العقود الآجلة للتعرضات الكبيرة
• راقب اتجاهات الربح/الخسارة من الصرف
• فكّر في فرص التحوط الطبيعي

إدارة الأصول الثابتة

الهدف: تتبع الأصول الثابتة وإهلاكها وفقًا للمعايير المحاسبية والمتطلبات الضريبية.

المتطلبات المسبقة:

• تحديد فئات الأصول الثابتة
• تكوين طرق الإهلاك
• دليل الحسابات يتضمن حسابات الأصول والإهلاك

عملية إعداد الأصول:

1. تكوين فئات الأصول

   • انتقل إلى المحاسبة المالية ← الأصول الثابتة ← فئات الأصول
   • أعدّ الفئات مع:
     • العمر الإنتاجي (بالسنوات)
     • طريقة الإهلاك (القسط الثابت، المتناقص، إلخ)
     • حساب الأصل (حيث تُسجَّل التكلفة)
     • حساب الإهلاك (مجمّع الإهلاك)
     • حساب المصروف (مصروف الإهلاك الشهري)

2. إضافة أصل جديد

   • انتقل إلى الأصول الثابتة ← سجل الأصول ← أصل جديد
   • أدخِل تفاصيل الأصل:
     • اسم الأصل والوصف
     • فئة الأصل (تملأ إعدادات الإهلاك تلقائيًا)
     • تاريخ الشراء والتكلفة
     • مرجع المورّد وأمر الشراء
     • الموقع والموظف المسؤول

3. تكوين الإهلاك

   • راجِع إعدادات الإهلاك المُملوءة تلقائيًا
   • عدّل إذا لزم الأمر:
     • قيمة الخردة (القيمة المتبقية في نهاية العمر)
     • تاريخ بدء الإهلاك
     • تجاوز الطريقة (إذا اختلفت عن الفئة الافتراضية)
   • أعدّ الإهلاك الضريبي إذا اختلف عن الإهلاك الدفتري

عملية الإهلاك الشهرية:

1. تشغيل حساب الإهلاك

   • انتقل إلى الأصول الثابتة ← الإهلاك ← حساب الإهلاك
   • حدّد الفترة (الشهر الحالي)
   • انقر على حساب لحساب الإهلاك الشهري
   • راجِع تقرير جدول الإهلاك

2. ترحيل قيود الإهلاك

   • راجِع المبالغ المحسوبة للتأكد من معقوليتها
   • انقر على ترحيل الإهلاك لإنشاء قيود اليومية
   • تحقق من القيود في دفتر الأستاذ العام:
     • مدين: مصروف الإهلاك
     • دائن: مجمّع الإهلاك

3. إنشاء التقارير

   • سجل الأصول: القيم الدفترية الحالية لجميع الأصول
   • جدول الإهلاك: مبالغ الإهلاك المستقبلية
   • إضافات/استبعادات الأصول: ملخص النشاط الشهري

عملية استبعاد الأصول:

• انتقل إلى سجل الأصل وانقر على استبعاد
• أدخِل تاريخ الاستبعاد والعائدات (إن وُجدت)
• يحسب النظام الربح/الخسارة عند الاستبعاد
• يُرحّل قيودًا تلقائية لإزالة الأصل ومجمّع الإهلاك

تكوين الضرائب وإعداد التقارير

الهدف: تكوين إعدادات الضرائب لحساب وإعداد تقارير الالتزامات الضريبية المختلفة تلقائيًا.

المتطلبات المسبقة:

• فهم الولايات القضائية الضريبية المُطبَّقة
• توفّر أرقام التسجيل الضريبي
• دليل الحسابات يتضمن حسابات الالتزامات الضريبية

تكوين إعداد الضرائب:

1. تكوين الولايات القضائية الضريبية

   • انتقل إلى الإدارة ← إدارة الضرائب ← الولايات القضائية الضريبية
   • أضِف كل ولاية قضائية مُطبَّقة:
     • الضرائب الفيدرالية/الوطنية
     • ضرائب الولاية/الإقليم
     • الضرائب المحلية (المدينة، المقاطعة)
   • لكل ولاية قضائية، أدخِل:
     • معدلات الضرائب وتواريخ السريان
     • أرقام التسجيل الضريبي
     • تكرارات التقديم
     • تواريخ الاستحقاق

2. إعداد أنواع الضرائب

   • انتقل إلى إدارة الضرائب ← أنواع الضرائب
   • كوّن كل نوع ضريبة:
     • ضريبة المبيعات (تُفرَض على العملاء)
     • ضريبة الاستخدام (على المشتريات عندما لا يفرضها المورّد)
     • ضريبة القيمة المضافة/ضريبة السلع والخدمات (أنظمة الضريبة على القيمة المضافة)
     • ضريبة الاستقطاع (على المدفوعات للمورّدين)
   • اربطها بـحسابات دفتر الأستاذ العام المناسبة

3. تكوين قواعد الضرائب

   • انتقل إلى إدارة الضرائب ← قواعد الضرائب
   • أعدّ قواعد لحساب الضرائب تلقائيًا:
     • قائمة على المنتج (معدلات مختلفة لأصناف مختلفة)
     • قائمة على الموقع (عنوان الشحن يحدد المعدل)
     • قائمة على العميل (العملاء المعفون، معدلات مختلفة)
   • اختبر القواعد بمعاملات نموذجية

عملية إعداد التقارير الضريبية الشهرية:

1. إنشاء التقارير الضريبية

   • انتقل إلى التقارير ← التقارير الضريبية
   • حدّد نوع التقرير والفترة:
     • ملخص ضريبة المبيعات (حسب الولاية القضائية)
     • تقرير ضريبة الاستخدام (الأصناف المشتراة دون ضريبة)
     • إقرار ضريبة القيمة المضافة (ضريبة المدخلات مقابل المخرجات)
     • تفاصيل الالتزام الضريبي (المعاملات الداعمة)

2. المراجعة والتسوية

   • قارن إجماليات التقرير بأرصدة دفتر الأستاذ العام
   • حقّق في أي تناقضات:
     • المعاملات المفقودة
     • معدلات الضرائب غير الصحيحة
     • التسويات اليدوية المطلوبة
   • أنشئ قيود تسوية إذا لزم الأمر

3. تقديم الإقرارات الضريبية

   • صدّر التقارير بالتنسيق المطلوب (PDF، Excel، XML)
   • أكمل النماذج الضريبية الخاصة بالولاية القضائية
   • قدّم الإقرارات بحلول تواريخ الاستحقاق
   • سجّل المدفوعات الضريبية في النظام

أفضل ممارسات الامتثال:

• حدّث معدلات الضرائب عند تغيّرها
• احتفظ بمستندات احتياطية لجميع حسابات الضرائب
• أعدّ تذكيرات في التقويم لتواريخ استحقاق التقديم
• راجِع القواعد والإعفاءات الضريبية بانتظام

سير عمل إدارة البيانات

إجراءات استيراد/تصدير البيانات

الهدف: نقل البيانات إلى BigLedger ومنه بكفاءة مع الحفاظ على سلامة البيانات.

المتطلبات المسبقة:

• البيانات بتنسيق متوافق (CSV، Excel)
• تعيين الحقول المصدر إلى حقول BigLedger
• نسخة احتياطية من البيانات الحالية

عملية استيراد البيانات:

1. تحضير ملف الاستيراد

   • نزّل قالب الاستيراد من الإدارة ← إدارة البيانات ← قوالب الاستيراد
   • عيّن أعمدة بياناتك إلى أعمدة القالب:
     • الحقول المطلوبة (المُميَّزة بـ*)
     • الحقول الاختيارية
     • متطلبات تنسيق البيانات (التواريخ، الأرقام)
   • تحقق من جودة البيانات:
     • أزِل السجلات المكررة
     • تحقق من ملء الحقول المطلوبة
     • تحقق من تنسيقات البيانات وأطوالها

2. استيراد البيانات

   • انتقل إلى إدارة البيانات ← استيراد البيانات
   • حدّد نوع البيانات (العملاء، المورّدون، الأصناف، المعاملات)
   • ارفع الملف المُحضَّر
   • راجِع شاشة تعيين الحقول:
     • تحقق من تعيين الأعمدة المصدر إلى حقول BigLedger الصحيحة
     • حدّد القيم الافتراضية للحقول المطلوبة غير المُعيَّنة
     • كوّن معالجة التكرار (تخطي، تحديث، إنشاء جديد)

3. التحقق والمعالجة

   • انقر على التحقق من الاستيراد للتحقق من الأخطاء
   • راجِع تقرير التحقق:
     • أخطاء تنسيق البيانات
     • الحقول المطلوبة المفقودة
     • السجلات المكررة الموجودة
   • صحّح الأخطاء في الملف المصدر إذا لزم الأمر
   • انقر على معالجة الاستيراد عند نجاح التحقق
   • راقب تقدم الاستيراد وراجِع ملخص الإكمال

عملية تصدير البيانات:

1. تكوين التصدير

   • انتقل إلى إدارة البيانات ← تصدير البيانات
   • حدّد نوع البيانات ونطاق التاريخ
   • اختر تنسيق التصدير:
     • CSV (للاستخدام العام)
     • Excel (للتحليل)
     • XML (لتكامل النظام)
   • حدّد الحقول المراد تضمينها (أو استخدم القوالب المُعرَّفة مسبقًا)

2. الإنشاء والتنزيل

   • انقر على إنشاء تصدير
   • يعالج النظام الطلب ويرسل إشعارًا عند الاكتمال
   • نزّل الملف من سجل التصدير
   • تحقق من اكتمال البيانات المُصدَّرة

أفضل الممارسات:

• اختبر عمليات الاستيراد دائمًا بمجموعات بيانات صغيرة أولًا
• احتفظ بنسخ احتياطية من ملفات الاستيراد
• وثّق تعيينات الحقول للاستخدام المستقبلي
• جدوِل عمليات تصدير منتظمة لأغراض النسخ الاحتياطي

الحصول على المساعدة

إذا واجهت مشكلات في أي من سير العمل هذا:

1. تحقق من المتطلبات المسبقة: تأكد من إكمال جميع متطلبات الإعداد
2. راجِع رسائل الخطأ: توفّر معظم رسائل الخطأ إرشادات محددة
3. استشر أذونات المستخدم: تحقق من امتلاكك الوصول إلى الوحدات والوظائف المطلوبة
4. اتصل بالدعم: استخدم دردشة المساعدة داخل النظام أو قدّم تذكرة دعم

للحصول على مواد تدريبية إضافية وعروض فيديو توضيحية لسير العمل هذا، تفضّل بزيارة قسم موارد التدريب.